浙江省財政廳、浙江省檔案局關(guān)于印發(fā)《浙江省政府采購檔案管理辦法》的通知

浙財采監(jiān)字〔2009〕6號

各市、縣（市、區(qū)）財政局、檔案局、集中采購機(jī)構(gòu)，省直各單位，各社會中介（采購）代理機(jī)構(gòu)：

為加強(qiáng)政府采購檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購檔案資源，我們制定了《浙江省政府采購檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二〇〇九年一月二十一日

浙江省政府采購檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)政府采購檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《浙江省實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于各級采購單位及其委托的集中采購機(jī)構(gòu)、具有政府采購業(yè)務(wù)代理資格的社會中介機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱代理機(jī)構(gòu)）對政府采購檔案的收集、歸檔、管理、使用和銷毀等活動。

第三條 本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查

考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的

歷史記錄。

第四條 各采購單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)依照本辦法的規(guī)定加強(qiáng)檔案管理，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

第五條 政府采購檔案應(yīng)按照“誰組織采購，誰負(fù)責(zé)歸檔”的原則進(jìn)行。代理機(jī)構(gòu)組織采購的檔案由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購文件、評審報告及供應(yīng)商的采購響應(yīng)文件（副本）等相關(guān)資料應(yīng)同時報送采購單位存檔備查；分散自行組織采購的檔案由采購單位負(fù)責(zé)歸檔。

第六條 各級財政部門負(fù)責(zé)政府采購檔案工作的管理，各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二章 政府采購檔案的歸檔范圍

第七條 政府采購檔案的歸檔范圍包括：

（一）政府采購預(yù)算執(zhí)行文件

1.政府采購預(yù)算指標(biāo)核定單；

2.政府采購預(yù)算執(zhí)行建議書（或計劃申報表）；

3.財政預(yù)算審核機(jī)構(gòu)的政府采購預(yù)算審核意見；

4.*政府采購預(yù)算執(zhí)行確認(rèn)書（或計劃審批表）。

（二）政府采購前期準(zhǔn)備文件

1.*委托代理采購協(xié)議書（或合同）；

2.采購方式變更申請批復(fù)；

3.*采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括評標(biāo)辦法、評標(biāo)細(xì)則、評標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙；

4.*采購公告、資格預(yù)審公告及其變更事項（含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

5.*購買采購文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單；

6.已發(fā)出采購文件或資格預(yù)審文件的澄清或修改說明；

7.供應(yīng)商資格審查情況報告；

8.*評審專家名單及抽取記錄。

（三）政府采購開標(biāo)（含談判、詢價）文件

1.*采購響應(yīng)文件正本，包括有關(guān)文件、資料等；

2.在采購響應(yīng)截止時間前，供應(yīng)商對遞交的采購響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

3.*接受供應(yīng)商投標(biāo)（談判、報價）的記錄；

4.*開標(biāo)一覽表；

5.*開標(biāo)（談判、詢價）過程有關(guān)記錄，包括采購項目樣品送達(dá)記錄；

6.開標(biāo)（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。

（四）政府采購評審文件

1.*評審專家簽到表；

2.*評標(biāo)委員會（談判小組、詢價小組）名單及現(xiàn)場監(jiān)察、監(jiān)督人員名單；

3.*評審過程的記錄，包括評審專家評審記錄、考察報告、偏差表（工作底稿）等；

4.供應(yīng)商的書面澄清記錄；

5.*評標(biāo)或談判報告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商名單等；

6.經(jīng)監(jiān)察、監(jiān)督人員（包括采購機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督人員）簽字的現(xiàn)場監(jiān)督審查記錄。

（五）政府采購中標(biāo)（成交）文件

1.*采購人對采購結(jié)果的確認(rèn)意見；

2.依法變更采購結(jié)果的記錄；

3.*中標(biāo)、成交通知書；

4.*采購結(jié)果公告（公示）記錄（含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記

錄等）；

5.公證書。

（六）政府采購合同文件

1.*政府采購合同；

2.政府采購合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。

（七）政府采購驗收及結(jié)算文件

1.*項目驗收報告或其他驗收文件資料；

2.政府采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告和有關(guān)資料；

3.*發(fā)票復(fù)印件及附件。

（八）其他文件

1.供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；

2.供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；

3.采購過程中的音像錄音資料；

4.其他需要存檔的資料。

上述帶*的內(nèi)容為必須歸檔的文件資料，其他內(nèi)容如涉及，則應(yīng)按要求對涉及部分內(nèi)容全部或部分歸檔。

第三章 政府采購檔案收集與管理

第八條 各采購單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)政府采購檔案的管理，并建立崗位責(zé)任制度。

第九條 政府采購合同簽訂后三個月內(nèi)或項目竣工驗收后一個月內(nèi)，由項目經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購項目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后交檔案管理人員歸檔。

第十條 政府采購檔案的歸檔要求

（一）政府采購檔案內(nèi)容齊全完整；

（二）政府采購檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙（工程圖紙可根據(jù)具體情況確定）；

（三）政府采購檔案原則上使用原始件，不可用復(fù)印件替代；

（四）政府采購檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應(yīng)有“政府采購檔案目錄”字樣；

（五）整理的政府采購檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證政府采購檔案的標(biāo)識清晰有效，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨(dú)保存。

第十二條 政府采購檔案按照年度順序進(jìn)行編號組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行文件、項目采購準(zhǔn)備文件、項目開標(biāo)（談判、詢價）文件、項目評審文件、采購結(jié)果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十三條 政府采購檔案（包括電子文檔）的保存期限應(yīng)從采購結(jié)束之日起不少于十五年。

非中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的采購響應(yīng)文件保管期限應(yīng)從采購結(jié)束之日起不少于五年。

采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結(jié)束之日起不少于五年。磁介質(zhì)（錄音、錄像）必須放入防磁柜中保管。

采購過程中由供應(yīng)商制作的項目樣品，應(yīng)從采購結(jié)束之日的十五個工作內(nèi)由采購單位或代理機(jī)構(gòu)通知相關(guān)供應(yīng)商自行領(lǐng)取或退回。

第十四條 采購單位和代理機(jī)構(gòu)因合并、撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因

而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案，應(yīng)按檔案

管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門。具體按以下辦法辦理移交手續(xù)：

代理機(jī)構(gòu)因故合并的，移交新成立機(jī)構(gòu)；代理機(jī)構(gòu)撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的，移交采購單位。采購單位因故合并的，移交新成立機(jī)構(gòu)；因故撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的，移交同級財政部門，同級財政部門由于特殊原因不能辦理移交手續(xù)的，移交同級檔案管理部門。移交政府采購檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。

第四章 政府采購檔案的使用與銷毀

第十五條 各級財政部門、采購單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購檔案查閱、復(fù)印和出借制度，除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)檔案管理人員審核并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或出借政府采購檔案。

第十六條 檔案使用者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。

第十七條 政府采購項目檔案管理人員工作變動，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

第十八條 保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見報單位負(fù)責(zé)人審核后，報同級財政部門審批，同時報同級檔案行政管理部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，應(yīng)邀請同級財政部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷；

（四）銷毀政府采購檔案前，檔案保管單位和參加現(xiàn)場監(jiān)銷人員，應(yīng)認(rèn)真核對清點(diǎn)銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽名。

第五章 監(jiān)督檢查與法律責(zé)任

第十九條 采購單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動接受財政部門或檔案行政管理

部門對其政府采購檔案的檢查。

第二十條 采購單位、采購代理機(jī)構(gòu)違反《中華人民共和國政府采購法》的規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監(jiān)督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十一條 采購單位和代理機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令整改；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）將政府采購活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有、拒絕歸檔的；

（二）涂改、損毀檔案的；

（三）檔案管理人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第六章 附 則

第二十二條 本辦法由浙江省財政廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 各市、縣（市、區(qū)）財政和檔案管理部門可根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法，同時報省財政廳、省檔案局備案。

第二十四條 本辦法自印發(fā)之日起施行。